大量に出る機密文書のごみをいちいちシュレッダーにかけるのは面倒！もっと簡単で楽な方法はない？

社内で繰り返し大量に発生する古い機密文書のごみについては、いちいちシュレッダーにかけるのが面倒、分別するだけでも時間がかかる、いつか情報漏えいしそうで心配があるなど、オフィスでのこんな悩みの声も珍しくありません。 確かに大量に発生する書類のごみを自社で処分すると、年間の作業時間や経費がトータルで膨大になり、本来の業務を圧迫する要因になります。とはいえ機密文書である以上は、情報漏えいを防ぐためにも、慎重に取り扱わなければなりません。

大手の運送会社の中にはこのようなごみ処分に関する悩みに応えるべく、機密文書のリサイクルサービスを提供するケースも見られます。これはオフィスなどで発生する機密文書のごみを運送会社で回収し、指定工場で処理した上で、その資源をトイレットペーパーなどにリサイクルするというもの。指定工場では機密文書の入った箱を、未開封のまま丸ごと即時に完全溶解処理するので、情報漏えいするリスクは限りなくゼロに近いと言えます。また処理されると利用者に溶解証明書が発行されるので、本当に処理されたのか心配する必要もありません。

オフィスでの取り扱いが簡単で楽なのも、このサービスの大きなメリットです。申込書かWEBで申し込んで、専用箱のキットが届けば、その後は不要になった機密文書を入れていくだけ。しかも書類をまとめたクリップやホチキス針あるいは綴紐も、そのままの状態で入れることができるため、わざわざ外す手間や時間がかかりません。例えば、普段はオフィスのコピー機の横に専用箱を設置して、ある程度たまったら、そのまま封印するだけでOK。特別な梱包作業は不要です。 その後は運送会社のコールセンターや担当ドライバーに連絡すれば、速やかに回収に来てもらえます。

専用箱のタイプがバラエティに富んでいることも、このサービスの見逃せない点でしょう。通常のダンボール箱と同じタイプをはじめ、垂直に設置できる縦型のLサイズ、さらに施錠可能な専用ポストタイプや、ダンボール20箱分以上の大容量ラックまで、多彩な専用箱を取りそろえています。 特に専用ポストタイプと大容量ラックは、GPSによる位置管理のサービスまで提供します。

例えば、普段はあまり機密文書を扱わない小規模な事務所や店舗なら、通常のダンボールサイズを。 その一方で機密文書を厳重に処理したい、または大量の処分を必要とする企業であれば、GPS位置管理も可能な専用ポストタイプや大容量ラックを契約すべきでしょう。このようにオフィスそれぞれのニーズや事情に合わせた利用の仕方が可能です。